o Estructura del sistema documental del museo.
* El museo para funcionar
correctamente debe tener una estructura documental que incluya los elementos
descriptivos, legales, históricos, administrativos que confluyen en las piezas
del museo.
Las piezas proporcionan información administrativa (forma de ingreso,
fecha, fuente de ingreso, lugar de procedencia, autorización administrativa,
valoración de la pieza, número de inventario, signatura topográfica),
información descriptiva (nombre y materia del objeto, dimensiones, número de de
elementos, descripción de la pieza, autor, fecha de realización, lugar),
información histórica (de la pieza antes de llegar al museo), información sobre
la conservación del objeto (informe inicial, informe del tratamiento aplicado,
informe de la recuperación), información gráfica (fotos iniciales para admitir
la pieza, fotografías de inventario una vez admitida), información
clasificatoria (tipología de la pieza: estilo imperio, juegos de mesa,
mobiliario,...). A lo largo de la vida de la pieza en el museo se va
incrementando la documentación.
·
Desde el primer momento se plantea un problema de
organización:
a) con los documentos: hay
documentos de tipo muy diverso; ¿los mantenemos juntos?, ¿los organizamos en
diversas categorías?
b) Con los datos en sí: hay datos
muy distintos. Dos tipos principales: información permanente (fecha ingreso,
forma, nombre de la pieza,...) e información repetible o acumulable (informes
de restauración, documentación gráfica,...). ¿Mantenemos los datos unidos en
una sola ficha de catalogación, o los separamos por categorías?.
a) La organización por dossieres
resulta cómoda para los investigadores. Navascués, en 1942, redactó unas normas
en las que se planteaban varios niveles de organización documental: inventario,
ficha de registro, ficha del catálogo sistemático, catálogo monográfico
(carpeta con todo sobre el objeto). Este último nivel fue adoptado en muchos
museos. También es cómodo para el archivero pero tiene problemas:
o
el dossier
no es en sí mismo una forma de archivo sino de presentación de los documentos.
o
En la
práctica, multiplica el trabajo (se recurre a los archivos paralelos de cada
departamento).
Por ello, parece más adecuado separar la documentación relativa a cada tipo
de gestión.
b) Con los datos en sí mismos ocurre lo mismo; es físicamente imposible
mantenerlos juntos (no caben en la ficha) y es poco útil (multiplica el
trabajo). También conviene separar: información invariable (ficha general de
inventario), información variable.
A la hora de ordenar la documentación en el museo hay que reflexionar sobre
el tipo de documentos, su finalidad, el tipo de gestiones que se realizan en el
museo, y el modo en que se quieren controlar esos procesos de gestión. Todo
ello para tener controlada la información y no repetir pasos. Esta reflexión da
lugar a la estructura documental de cada centro (gran diversidad). Mientras el
trabajo ha sido manual era imposible la unificación documental. Ahora con los
sistemas informáticos en el museo no se puede transferir la catalogación, pero
sí compartir información. Por ello, son necesarios la unificación de sistemas
documentales y de lenguajes de catalogación.
Han surgido intentos de unificación en la catalogación de los fondos de
cada museo.
Pero el museo tiene procesos de gestión mucho más amplios. Se necesitan
programas de gestión global de los museos.
Hasta el momento ha habido dos problemas en la informatización de los
museos: que lo dise aban los informáticos, y que se adaptaban a la idiosincrasia
concreta de cada institución.
El museo debe proponer al informático la estructura que necesita para
controlar la información y la gestión de las piezas.
Cada pieza en cada museo tienen una función distinta, pero su análisis
documental ha de ser semejante. Lo mismo ocurre con los fondos administrativos.
Esta visión global del museo como centro documental nos permite afirmar que
el museo tiene varios tipos de fondos: museográficos (la colección),
documentales, bibliográficos y administrativos.
Si obviamos estos últimos, vemos que junto a los documentos primarios se
generan muchos secundarios (instrumentos de control,...) que podrían ser
iguales sin tener en cuenta el tipo de fondo. Al margen de la catalogación de
las piezas:
o
los fondos deben ser controlados en
su secuencia vital. Ingreso, movimientos y baja.
o
Acumulamos información: contexto de
las piezas, estudios sobre ellas, tratamientos que reciben...
El museo es cada vez menos un centro de investigación y más un centro de
información. Hay un replanteamiento de la organización museística, una
sistematización de la información y la documentación y, por tanto, del trabajo.
El camino principal es analizar qué se hace con las colecciones
ordinariamente en el museo: acumulación de conocimientos e información sobre
los objetos, controlar el ciclo vital de los objetos (ingreso, movimientos,
baja).
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